Stemming over besluit Mannu Dox Peter Verryt Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Linda Degeest Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Mannu Dox Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Wim Nysmans François Tielemans Walter Verbraeken Joris Janssens Nele Geudens Jan Melis Roger Verheyen Jos Tordoor Brigitte Peremans Griet Convens Heidi Suls Frans Van Meensel Rony Schuer Jo Laenen Fons Hannes Peter Van den Broeck Toon Hendrickx Mannu Dox Cris Rutten aantal voorstanders: 10 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 9 Goedgekeurd
Stemming om agendapunt te verdagen wegens het ontbreken van de beslissing van vzw Ter Kempen betreffende deze kandidaatstelling Mannu Dox Peter Verryt Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Linda Degeest Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Mannu Dox Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Peter Van den Broeck Cris Rutten Rony Schuer Fons Hannes Jo Laenen Frans Van Meensel Toon Hendrickx Heidi Suls Mannu Dox Jan Melis Wim Nysmans Nele Geudens Walter Verbraeken Griet Convens Jos Tordoor François Tielemans Roger Verheyen Joris Janssens Brigitte Peremans aantal voorstanders: 9 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 10 Verworpen
Zitting van woensdag 12 juli 2023
1. Goedkeuren kandidaatstelling in marktbevraging 'Samenwerking WZC' - tweede oproeping
FEITEN EN CONTEXT
In de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 november 2022 verklaarde de raad voor maatschappelijk welzijn zich akkoord met een nieuwe strategische koers voor het beheer van het eigen woonzorgcentrum De Berk en het VZW woonzorgcentrum Ter Kempen. Die strategische koers omvatte de volgende elementen:
● de oprichting van een nieuwe beheervorm waarbij het lokale bestuur de initiatiefnemer is en waarin beide woonzorgcentra, zijnde woonzorgcentrum De Berk en woonzorgcentrum Ter Kempen, worden ingebracht. Beide woonzorgcentra worden daarin operationeel aangestuurd als één woonzorgcentrum.
● deze nieuwe beheersvorm staat open voor eventuele nieuwe partners die kunnen toetreden tot de bestuursorganen en eventueel hun zorgvoorzieningen kunnen onderbrengen in de nieuwe structuur.
● het operationele uitbatingstekort van beide woonzorgcentra De Berk en Ter Kempen in de nieuwe structuur mag niet hoger zijn dan de huidige tekorten van elk van beide instellingen afzonderlijk. Er wordt gezocht naar synergieën en efficiëntiewinsten.
Die koers werd uitgezet onder voorbehoud van goede afspraken met de thans nog resterende OCMW-partners in vzw Ter Kempen zijnde de OCMW's Balen, Dessel, Laakdal en Retie inzake een gesolidariseerde oplossing voor de nog openstaande leninglasten verbonden aan de oprichting van woonzorgcentrum Ter Kempen en inzake een realistische fasering van de uitstap van deze partners met de daarbij horende stopzetting van de bijdrage in de uitbatingskosten van woonzorgcentrum Ter Kempen.
In de verkennende gesprekken om nieuwe partners te vinden in de nieuwe structuur werd duidelijk dat ook Geel op zoek was naar partner-woonzorgcentra om hun woonzorgcentrum onder te brengen in een nieuwe beheerstructuur. Geel koestert dus een soortgelijke ambitie om hun woonzorgcentrum onder te brengen in een groter geheel om beter de toekomstige zorguitdagingen het hoofd te bieden en een efficiënter financieel beheer te kunnen voeren. Geel bewandelt echter een andere weg naar hetzelfde doel; zij spraken tijden de gesprekken de ambitie uit een oproep te lanceren tot mogelijke partners. Die oproep werd gelanceerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van Geel op 5 juni 2023 en kwam op het bestuur van Meerhout toe op 6 juni 2023. Het heeft geen zin dat zowel Geel als Meerhout het initiatief nemen om een open samenwerking op te zetten. Gezien de omvang en de capaciteiten van het bestuur lijkt het logisch dat het lokaal bestuur Meerhout - voor De Berk en Ter Kempen - zich inschrijft in het initiatief van Geel.
Tweede oproeping
Op 26 juni 2023 werd dit dossier geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn (agendapunt 5). Op een bepaald moment werd het quorum om geldig te stemmen niet meer bereikt. Daarom wordt dit dossier opnieuw geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juli 2023 onder tweede oproeping, conform artikel 14 van het huishoudelijk reglement en artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur:
Artikel 26. (01/01/2019- ...)
De gemeenteraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
In afwijking van het eerste lid, kan de gemeenteraad, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
In de oproeping, vermeld in het tweede lid, wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van dit artikel overgenomen.
JURIDISCHE GRONDSLAG
● decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
ARGUMENTATIE
De Berk en Ter Kempen zijn beide woonzorgcentra met een beperkte schaalgrootte die het steeds moeilijker krijgen om het hoofd te bieden aan de vele grote uitdagingen waar de residentiële ouderzorg voor staat. Mede ten gevolge hiervan is er een tendens waarbij woonzorgcentra meer en meer in grotere groeperingen, zowel van private als van publieke inslag, ondergebracht worden. Ook voor De Berk en Ter Kempen lijkt dit aangewezen. Specifiek voor Ter Kempen speelt ook de onzekerheid over welke engagementen de OCMW's van de gemeenten buiten Meerhout nog willen opnemen op de langere termijn.
Bijkomend lijkt ook diversifiëring van de zorg op de campus waar de centra gelegen zijn wenselijk. Een uitdaging die waarschijnlijk enkel realistisch is als we zorg onderbrengen in een grotere groep.
Gezien het korte tijdsbestek voor een kandidatuurstelling, en gezien het gebrek aan een raad voor maatschappelijk welzijn voordat het kandidaatsdossier moet ingediend zijn, wordt de raad gevraagd zich principieel akkoord te stellen met het indienen van een kandidatuur. Deze kandidatuur om samen te werken in een nieuwe beheersstructuur moet vertrekken vanuit de volgende principes:
1. hoogkwalitatieve zorg voor ouderen aan toegankelijke prijzen
Zorgkwaliteit blijft de belangrijkste drijfveer om ons als actor te engageren op de markt van woonzorgcentra. Die kwaliteit vereist steeds meer kennis en expertise die moeilijk te verankeren is in een klein woonzorgcentrum. Ook vanuit economisch perspectief wordt druk gezet op de kwaliteit die geboden wordt, vooral in de commerciële woonzorgcentra zien we die evolutie. Een samenwerking moet ons in de mogelijkheid stellen hoogkwalitatieve residentiële seniorenzorg te blijven aanbieden in Meerhout.
Ook deze kwalitatieve zorg moet betaalbaar zijn voor onze burgers. We hebben de ambitie om de ligdagprijs niet hoger te leggen dan het gemiddelde in de sector. Dit betekent uiteraard dat het lokale bestuur bereid is een tekort te dragen, dit verzekert echter de toegang tot hoogkwalitatieve zorg voor onze burgers.
2. diversifiëring van de zorg op de site op een lange termijn
Gezien de toenemende zorgnoden, en vooral de verschillen in zorgvragen, lijkt het aangewezen ook andere zorg/woonvormen aan te bieden op de site waar nu de woonzorgcentra liggen. Dit is echter moeilijk realiseerbaar binnen de setting van een klein woonzorgcentrum of een klein lokaal bestuur.
3. We stappen niet in een samenwerking waar ook wzc Ter Kempen geen deel van uitmaakt.
Over gediversifieerde zorg spreken, of de ambitie hebben strategisch te sturen in het aanbod en het zorgnetwerk is pas realistisch als beide woonzorgcentra op de site deel uitmaken van het samenwerkingsverband. Het zou onwezenlijk zijn in een grotere nieuwe regionale beheerstructuur voor ouderenzorg te stappen zonder dat twee woonzorgcentra die op eenzelfde site op slechts 100 meter van elkaar gelegen zijn daarin kunnen ondergebracht worden. Nabijheid creëert op vele vlakken extra opportuniteit, OCMW Meerhout is mede een stichtend lid van vzw Ter Kempen en WZC Ter Kempen is gerealiseerd op door OCMW en gemeente in erfpacht gegeven gronden. Lokaal bestuur Meerhout wenst een verdere stabiele toekomst voor WZC Ter Kempen te creëren, gelet op de spanningen rond de huidige uitbatingsstructuur. Een eventueel toekomstscenario waarbij er op eenzelfde site in Meerhout twee eventueel concurrerende woonzorgcentra van verschillende uitbaters zouden kunnen zijn, is niet wenselijk. Een zekere, weliswaar beheersbare, minimale schaalgrootte voor de nieuwe verzelfstandigde uitbatingsstructuur lijkt aangewezen en daartoe is het inbrengen van 124 bedden sowieso ook interessanter dan slechts 74. Een minimale schaalgrootte is onder meer noodzakelijk om ondersteunende functies met benodigde continuïteit effectief te kunnen voorzien.
Aan onze deelname in de samenwerking verbinden we dan ook de voorwaarde dat ook WZC Ter Kempen eraan kan deelnemen.
4. Huidig OCMW WZC de Berk blijft zich richten op de brede algemene zorgbehoevende senioren doelgroep. De huidige focus en specialisatie van WZC Ter Kempen zijnde senioren met een ernstige dementie en of ernstigere gestabiliseerde psychiatrische problematiek kan eventueel in de toekomst wel heroverwogen worden binnen het globaal te creëren aanbod binnen het geheel, rekening houdende met de evolutie in de zich aandienende zorgvragen.
Het lijkt logische dat De Berk zich als lokaal woonzorgcentrum blijft richten op de 'modale' zorgbehoevende senior. We willen ons immers richten op zo veel als mogelijk inwoners en er is in de volgende jaren meer dan voldoende vraag naar een 70-tal bedden in een residentiële opvang. De specialisatie en het doelpubliek van Ter Kempen kan op langere termijn mogelijk wel anders ingevuld worden. De aanwezige expertise bij het personeel, de bedden en de financiering kunnen ingezet worden in functie van verschuivende zorgvragen en in functie van de partners die zich op bepaalde momenten wensen te engageren. Het is aan de nieuwe beheersvorm om hierover te beslissen.
5. Een samenwerking creëert een wendbare en gespecialiseerde organisatie die vlot kan inspelen op wijzigende zorgbehoeften.
Een woonzorgcentrum in een lokaal bestuur volgt ook de regels van een lokaal bestuur. Soms zijn deze regels en/of procedures niet aangepast aan de omstandigheden die een woonzorgcentrum nodig heeft, of is er in een lokaal bestuur onvoldoende expertise of ruimte om het woonzorgcentrum voldoende te ondersteunen. Een samenwerking maakt het mogelijk een structuur op te richten die zich exclusief toelegt op zorg en moet dus beter kunnen inspelen op de bestaande zorgvragen. Ondersteunende functies zoals bijvoorbeeld HR en boekhouding worden na een te doorlopen transitietraject dan ook beter in de nieuwe structuur uitgebouwd en op de langere termijn niet verder voorzien door de lokale besturen eventueel andere deelnemende partners.
Het draagt de voorkeur te gaan voor de juridisch haalbare structuur die de zorgverlening en organisatie ervan zoveel als mogelijk verzelfstandigt en flexibel, lees eventueel ook meer privaat dan publiek gereglementeerd, mogelijk maakt waarbij de aan bood zijnde lokale besturen enkel nog de hoofdlijnen, de echt strategische thema's en het algemeen financieel kader, (mee) bepalen en opvolgen.
6. Een oplossing voor het verlies en de nog openstaande leninglasten van Ter Kempen alsook voor de huidige complexe structuur van vzw Ter Kempen
Meerhout maakt goede afspraken met de nog resterende OCMW-partners in Ter Kempen. Deze zullen een aanbod krijgen om mits redelijke timing en solidaire oplossing van de openstaande leninglast uit de vzw Ter Kempen ordentelijk te kunnen uitstappen wat ook de complexiteit van de nieuwe beheersstructuur ten goede zou moeten komen.
Richtinggevend daarbij is dat alle OCMW-partners hun deel van de nog openstaande leninglasten verbonden aan de oprichting van woonzorgcentrum Ter Kempen tegen hun uitstap aflossen en dat lokaal bestuur Meerhout zal instaan voor afdekking van het operationele verlies vanaf het moment dat WZC Ter Kempen inkantelt in de nieuwe organisatiestructuur.
Meerhout vraagt in tussentijd, voor de uitstap van deze andere OCMW's uit de vzw Ter Kempen, aan deze OCMW partners ook het mandaat om met lokaal bestuur Geel en eventuele overige andere partners in de nieuwe structuur de verdere uitbouw van de nieuwe beheerstructuur, waar WZC Ter Kempen dan ook in zou onder gebracht worden, mee vorm te geven zodat er voor lokaal bestuur Geel één aanspreekpunt en onderhandelingspartij voor de twee in Meerhout gesitueerde woonzorgcentra zal zijn. De in het licht van dit proces benodigde te nemen beslissingen door de bestuursorganen van vzw Ter Kempen zullen in deze tussenfase dan ook door deze overige OCMW-partners in deze bestuursorganen ondersteund worden.
7. Het lokaal bestuur van Meerhout zal deel uitmaken van het bestuur van de samenwerking
De (residentiële) zorgsector is een belangrijke samenlevingscomponent waarop een lokaal bestuur moet kunnen wegen. Meerhout ambieert dan ook een sterke positie in het bestuur van de nieuwe organisatie die passend is met de aanzienlijke Meerhoutse inbreng van middelen zoals de twee Meerhoutse woonzorgcentra en eventueel aangrenzende gronden.
8. De nieuwe organisatie kan niet break-even zijn maar
Het lokaal bestuur wil vanuit de principes kwaliteit van zorg en toegankelijkheid van zorg blijven bijdragen aan financiële tekorten in de nieuwe organisatie. Kwaliteit en betaalbaarheid zijn immers moeilijk te verzoenen zonder een sponsor.
Wel mag het aandeel, de verhouding, van de lokale middelen die thans naar de residentiële seniorenzorg in de totale middelen van het lokaal bestuur door het nieuwe samenwerkingsproject niet toenemen, er zijn immers ook vele andere lokale maatschappelijke noden en doelgroepen die ook voldoende middelen vergen.
De nieuwe samenwerkingsstructuur is geen vehikel om zwaar te gaan saneren want dit zou bovenstaande principes onrealistisch maken.
Maar het met inflatie evoluerende gecumuleerde huidige uitbatingstekort van beide Meerhoutse woonzorgcentra, inzonder ook rekening houdende met de huidige ondersteuningskosten vanwege andere diensten van het lokaal bestuur Meerhout aan het OCMW WZC De Berk, zou binnen de nieuwe structuur zeker moeten kunnen dalen om van een geslaagde nieuwe structuur en de blijvende betaalbaarheid ervan voor het lokaal bestuur te kunnen spreken.
FINANCIËLE GEVOLGEN
1) De Berk
Wat betreft woonzorgcentrum De Berk zijn er geen (negatieve) financiële gevolgen. Het uitgangspunt is immers dat de totale middelen, die momenteel besteed worden door ons lokaal bestuur aan residentiële ouderenzorg, niet mogen stijgen. Integendeel, door de schaalvergroting van een nieuwe structuur verwachten we dat een betere efficiëntiebeheersing ook zal leiden tot een dalende bijdrage in het uitbatingstekort, in relatieve zin rekening houdend met de inflatie.
Geen financiële gevolgen voor het OCMW.
2) Ter Kempen
Wat betreft Woonzorgcentrum Ter Kempen moeten we rekening houden met negatieve financiële gevolgen door het uittreden van alle partner-besturen. Er wordt gestreefd naar een overeenkomst waarbij de leningslasten nog gedragen worden door alle huidige partners, maar het exploitatietekort enkel gedragen wordt door OCMW Meerhout.
Momenteel dragen de 5 besturen in totaal 191 411,55 euro bij volgens de verdeling OCMW Balen (29%), OCMW Dessel (15%), OCMW Laakdal (23%), OCMW Meerhout (18%), OCMW Retie (15%). Waarbij we moeten rekening houden dat de (exploitatie)bijdragen momenteel ruim onvoldoende zijn en er een stijging zal plaatsvinden vanaf huidig boekjaar al. Dit door een forse stijging van de inflatie (13,86% stijging aankopen in 2022) en de personeelskost (11,92% in 2022). De jaarrekening 2022 (Algemene Vergadering Ter Kempen dd. 15/06/2023) vertoont hierdoor een tekort van 183 042,16 euro. Rekening houdend met een extra hoge indexatie van de ligdag (5,79%) in het 2e gedeelte van 2022, dat zijn 100% uitwerking pas heeft in 2023, kunnen we stellen dat het effectieve (extra) te dragen tekort zal liggen op 180.000 euro (geïndexeerd naar 2026). Dit tekort zal ook (extra) gedragen moeten worden door OCMW Meerhout (vanaf 2026 dus).
De leningslast in 2022 betrof een totaal bedrag van 162 520,88 euro (126 336,23 euro kapitaalaflossing en 36 184,65 euro intrestlasten). Vanaf 2026 dalen de leningslasten gevoelig (halvering) door einde termijn van twee belangrijke leningen.
Samengevat:
- Onze huidige bijdrage in 2023 bedraagt 32 922,79 euro en zal vanaf 2026 gevoelig zakken door de dalende leningslasten: minus 15.000 euro vanaf 2026. (normale bijdrage van 18 000 euro)
- Vanaf 2026 moeten we rekening houden met een exploitatieverlies van 180 000 euro.
- Conclusie: Vanaf 2026 zal een totale exploitatietoelage van (afgerond) 198 000 euro gedragen moeten worden door OCMW Meerhout.
Daarbij moeten we vermelden dat we ook hier rekening moeten houden met een meer efficiënte kostenbeheersing indien ook WZC Ter Kempen deel uitmaakt van een groter geheel en we daarbij streven naar dalende exploitatietekorten met verliesminimalisatie.
Er is onvoldoende budget beschikbaar.
Registratiesleutel: 2026/GBB2-FIN/0190-00/649300/OCMW/RVMW/IP-GEEN
Jaar: tijdstip van toetreding
Beschikbaar: huidige bijdrage (32 922,79 euro geïndexeerd)
Bedrag: 198 000 euro (vanaf 2026)
De bijkomende budgetten zullen opgenomen worden in de eerstvolgende budgetwijziging na tijdstip van toetreding.
Er is een visum vereist bij uitbetaling.
Stemming op naam:
Stemming om agendapunt te verdagen wegens het ontbreken van de beslissing van vzw Ter Kempen betreffende deze kandidaatstelling
Met 9 stemmen voor (Fons Hannes, Mannu Dox, Cris Rutten, Heidi Suls, Jo Laenen, Rony Schuer, Frans Van Meensel, Peter Van den Broeck en Toon Hendrickx), 10 stemmen tegen (Nele Geudens, Jan Melis, Walter Verbraeken, Brigitte Peremans, Roger Verheyen, Wim Nysmans, François Tielemans, Griet Convens, Joris Janssens en Jos Tordoor)
Stemming op naam:
Stemming over besluit
Met 10 stemmen voor (Nele Geudens, Jan Melis, Walter Verbraeken, Brigitte Peremans, Roger Verheyen, Wim Nysmans, François Tielemans, Griet Convens, Joris Janssens en Jos Tordoor), 9 stemmen tegen (Fons Hannes, Mannu Dox, Cris Rutten, Heidi Suls, Jo Laenen, Rony Schuer, Frans Van Meensel, Peter Van den Broeck en Toon Hendrickx)
Besluit
De raad voor maatschappelijk welzijn
Artikel 1
Beslist om zich met het woonzorgcentrum De Berk kandidaat te stellen in de marktbevraging 'Samenwerking WZC' georganiseerd door lokaal bestuur van Geel.
Artikel 2
Mandateert het vast bureau de kandidatuurstelling op te maken en in te dienen rekening houdend met de volgende principes:
● Kwaliteit van zorg en de toegankelijkheid van de zorg blijven belangrijke uitgangspunten
● Het zou goed zijn als de samenwerking kansen biedt naar diversifiëring van de zorg in Meerhout
● We stellen ons samen met wzc Ter Kempen kandidaat om toe te treden
● We richten onze zorg op een brede groep senioren, de gespecialiseerde focus van wzc er Kempen kan blijven bestaan, maar kan eventueel ook evolueren naar andere specialisaties of meer generieke zorg voor senioren.
● De samenwerking creëert een wendbare en gespecialiseerde organisatie die vlot kan inspelen op wijzigende zorgbehoeften
● De OCMW-partners in Ter Kempen worden bereid gevonden hun deel van de nog openstaande leninglasten verbonden aan de oprichting van Ter Kempen af te lossen en Meerhout zal instaan voor de afdekking van het operationele verlies van WZC Ter Kempen vanaf de moment dat de andere OCMW partners conform ordentelijke afspraken daartoe uit Ter Kempen uitgetreden zijn met een thans vooropgestelde timing vanaf 1 januari 2026 .
● Het lokaal bestuur van Meerhout zal deel uitmaken van het bestuur van de samenwerking.
● De nieuwe samenwerking kan en moet niet break-even zijn. Het is echter wel de bedoeling dat het gecumuleerde tekort van De Berk en Ter Kempen samen, uitgedrukt in het aandeel ten opzichte van het totale exploitatiebudget van het lokale bestuur, op de lange termijn daalt.
Artikel 3
Een eventuele effectieve toetreding tot een samenwerkingsverband, na de selectie van de kandidaturen door het lokaal bestuur van Geel, zal worden voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Zitting van woensdag 12 juli 2023
2. Kennisnemen rapportering organisatiebeheersing - tweede oproeping
FEITEN EN CONTEXT
Op 25 april 2016 keurde de gemeenteraad het kader interne controle voor gemeente en OCMW goed.
Op 30 maart 2016 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn het kader interne controle voor gemeente en OCMW goed. Terugkoppeling aan politieke besluitvormers is hierbij voorzien.
Tweede oproeping
Op 26 juni 2023 werd dit dossier geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn (agendapunt 6). Op een bepaald moment werd het quorum om geldig te stemmen niet meer bereikt. Daarom wordt dit dossier opnieuw geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juli 2023 onder tweede oproeping, conform artikel 14 van het huishoudelijk reglement en artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur:
Artikel 26. (01/01/2019- ...)
De gemeenteraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
In afwijking van het eerste lid, kan de gemeenteraad, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
In de oproeping, vermeld in het tweede lid, wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van dit artikel overgenomen.
JURIDISCHE GRONDSLAG
● artikel 217 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 definieert het organisatiebeheersingssysteem als "het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt."
● artikel 219 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt in het tweede lid dat "De algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar."
ARGUMENTATIE
De algemeen directeur heeft een rapport over de organisatiebeheersing samengesteld. Dit rapport bestaat uit volgende onderdelen:
Periodieke evaluatie van de organisatie:
• strategiemap MAT
• uitvoeringsfiches strategiemap
• strategiemap MAT - planning 2023
• verslagen MAT met besprekingen uitvoeringsfiches
• informatieveiligheidsplan.
Documentering werkwijzen en afspraken:
• kader interne controle
• deontologische code politici
• deontologische code medewerkers
• onthaalbeleid lokaal bestuur Meerhout
• welkomstbrochure lokaal bestuur
• onthaalmap nieuwe medewerkers
• Thuistelewerkbeleid lokaal bestuur Meerhout
• organogram en personeelsformatie
• groeigesprekken medewerkers
• aankoopbeleid Meerhout.
FINANCIËLE GEVOLGEN
Geen financiële gevolgen voor het OCMW.
Besluit
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering over de organisatiebeheersing door de algemeen directeur inzake de periode mei 2022 - mei 2023.
Zitting van woensdag 12 juli 2023
3. Kennisnemen jaarrekening 2022 Welzijnszorg Kempen - tweede oproeping
FEITEN EN CONTEXT
Jaarlijks stelt de algemene vergadering van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen in de loop van het eerste semester van het boekjaar dat volgt op het financiële boekjaar waarop de rekening betrekking heeft, de jaarrekening vast.
Tweede oproeping
Op 26 juni 2023 werd dit dossier geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn (agendapunt 14). Op een bepaald moment werd het quorum om geldig te stemmen niet meer bereikt. Daarom wordt dit dossier opnieuw geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juli 2023 onder tweede oproeping, conform artikel 14 van het huishoudelijk reglement en artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur:
Artikel 26. (01/01/2019- ...)
De gemeenteraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
In afwijking van het eerste lid, kan de gemeenteraad, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
In de oproeping, vermeld in het tweede lid, wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van dit artikel overgenomen.
JURIDISCHE GRONDSLAG
● decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 77 en 78 over de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn
● decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 485 en 490
● statuten Welzijnszorg Kempen, laatst gewijzigd op 4 mei 2022
● besluit van 31 mei 2023 van de algemene vergadering van Welzijnszorg Kempen tot vaststelling van de jaarrekening 2022
ARGUMENTATIE
Het besluit van de algemene vergadering en een afschrift van de jaarrekening 2022 van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen wordt na de vaststelling bezorgd aan de raden voor maatschappelijk welzijn van de deelnemende OCMW's.
De raad voor maatschappelijk welzijn kan binnen 50 dagen na ontvangst zijn advies ter kennis brengen van de toezichthoudende overheid.
Als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van 50 dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, wordt hij geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.
Als de toezichthoudende overheid geen besluit heeft verzonden over de goedkeuring van de jaarrekening binnen een termijn van 150 dagen, wordt ze geacht de jaarrekening goed te keuren. Die termijn gaat in op de dag nadat de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte heeft gebracht van de bekendmaking van de jaarrekening van de welzijnsvereniging.
FINANCIËLE GEVOLGEN
Geen financiële gevolgen voor het OCMW.
Besluit
De raad voor maatschappelijk welzijn
Artikel 1
Neemt kennis van de jaarrekening 2022 van Welzijnszorg Kempen.
Artikel 2
Wenst geen advies uit te brengen over de jaarrekening 2022 van Welzijnszorg Kempen.
Artikel 3
Maakt dit besluit over aan Welzijnszorg Kempen en aan de toezichthoudende overheid.
Mannu Dox Peter Verryt Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Linda Degeest Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Mannu Dox Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Jos Tordoor Joris Janssens Walter Verbraeken Fons Hannes Jan Melis Griet Convens Toon Hendrickx Wim Nysmans Cris Rutten François Tielemans Brigitte Peremans Roger Verheyen Nele Geudens Jo Laenen Rony Schuer Heidi Suls Peter Van den Broeck Mannu Dox Frans Van Meensel aantal voorstanders: 14 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 5 Goedgekeurd
Zitting van woensdag 12 juli 2023
4. Extra werkingsbijdrage vzw Ter Kempen 2022 en 2023
FEITEN EN CONTEXT
Bij raadsbesluit van 27 oktober 2004 werd beslist tot de oprichting samen met de OCMW’s van Balen, Dessel, Ham, Laakdal, Retie, Tessenderlo en de vzw Huis Perrekes van de vzw Ter Kempen met als zetel, Smissestraat 8 te Meerhout met als doel het verlenen van een volwaardige en kwaliteitsvolle opvang, begeleiding en zorg aan ouderen door onder meer instellingen en voorzieningen op te richten, te besturen en uit te baten.
In 2004 werd eveneens de opnameprocedure en de kostenverdeelsleutel, op basis van de voor elk OCMW ter beschikking zijnde bedden voor prioritaire opnames van hun gemeentelijke inwoners, tussen de participerende OCMW’s vastgelegd.
In de oorspronkelijk beschikbare beddentoewijzing werden zes van de vijftig bedden voor invulling via OCMW Meerhout voorbehouden.
Op basis van deze verdeelsleutel droeg het OCMW Meerhout jaren 12 % bij van het totaal van de door de zeven deelnemende OCMW's te voorziene werkingsbijdrage.
De door de leden effectief te leveren bijdragen worden telkens door de algemene vergadering bepaald.
Door het achtereenvolgens uittreden van de OCMW's Tessenderlo en Ham uit de vzw Ter kempen zijn er thans nog slechts vijf in plaats van zeven OCMW's die de benodigde werkingsbijdragen aan de vzw Ter Kempen dienen te voldoen en de werkingstekorten dienen bij te passen.
De in het verleden te voorziene bijdragen door de OCMW s van Tessenderlo en Ham op basis van de destijds voor hun ter beschikking staande bedden werden over de vijf nog resterende OCMW's verhoudingsgewijs als verhoging van de te leveren bijdrage herverdeeld, hierdoor komt het bijdragepercentage van OCMW Meerhout op meer dan 17 %.
Er dient opgemerkt te worden dat deze bijdrageverdeling tussen de OCMW's gebeurt op basis van ter beschikking zijnde bedden en niet op basis van effectief door hun inwoners ingenomen bedden, zo zijn er momenteel elf Meerhoutenaren in WZC Ter Kempen opgenomen maar geen of quasi geen inwoners afkomstig uit de gemeenten van de andere deelnemende OCMW's.
Mede ingevolge de uitzonderlijk inflatoire omgeving met sterk stijgende personeels- , energie- en andere werkingskosten die slechts ten dele door een stijging van de werkingsopbrengsten gecompenseerd konden worden is 2022 in financieel opzicht voor de vzw Ter Kempen een slecht jaar geworden met een veel hoger werkingstekort dan de voorgaande jaren zijnde een negatief resultaat van - 183 042,16 euro waar dit de voorgaande jaren slechts enkele duizenden euro's betrof.
De jaarrekening 2022 werd op de algemene vergadering van 15 juni 2023 met een negatief resultaat van 183 042,16 euro vastgesteld.
Door dit aanzienlijk negatief resultaat , en door de verwachting dat ook 2023 een aanzienlijk negatief resultaat zal vertonen met hopelijk een positieve kentering vanaf 2024, is de kastoestand van de vzw Ter Kempen problematisch geworden.
Er dient aan de bijdragende OCMW-leden dan ook een extra werkingsbijdrage voor de jaren 2022 en 2023 gevraagd te worden om de vzw Ter Kempen de nodige financiële zuurstof te geven om alle financiële verplichtingen verder tijdig te kunnen nakomen.
Op de algemene vergadering van 15 juni 2023 werd dan ook met algemeenheid van stemmen beslist , conform de gangbare verdeelsleutel tussen de vijf nog participerende OCMW's, navolgende extra werkingsbijdragen voor 2022 en 2023 samen op te vragen, dit gebaseerd op enerzijds het tekort van 2022 zijnde 183 042,16 euro plus op een basisraming van het tekort van 2023 zijnde dit van 2022 plus 2 % zijnde 186 703 euro betreffende alzo op basis van een in totaliteit te verdelen benodigde extra bijdrage van 369 745,16 euro :
OCMW Balen (29 %): 107 965,59 euro
OCMW Dessel (15 %): 56 201,26 euro
OCMW Laakdal (23 %): 85 780,88 euro
OCMW Meerhout (17 %): 63 596,17 euro
OCMW Retie (15 %): 56 201,26 euro
Gelet op de acute liquiditeitsproblemen van de vzw Ter Kempen waardoor het nakomen van financiële verplichtingen op korte termijn zoals uitbetaling van de lonen in het gedrang zou kunnen komen, werd in zitting van het vast bureau 5 juni 2023 beslist om als OCMW Meerhout, net als het OCMW Balen, al een voorschot op de werkingsbijdrage te storten ten belope van maximaal de in het meerjarenplan voor 2024 gebudgetteerde bijdrage van 33 462 euro.
Hieraan gevolggevend werd reeds effectief een voorschot van 25 000 euro op toekomstige te betalen werkingsbijdrages aan de vzw Ter Kempen overgemaakt.
Bij schrijven van de vzw Ter Kempen van 21 juni 2023, ingekomen bij het OCMW Meerhout op 27 juni 2023, verzoekt de vzw Ter Kempen tot storting van de extra werkingsbijdrage voor de jaren 2022 en 2023 ten belope van 63 596,17 euro minus het reeds door het OCMW gestorte voorschot.
Alzo dient door het OCMW Meerhout nog 63 596,17 euro - 25 000 euro zijnde 38 596,17 bijkomend aan de vzw Ter Kempen overgemaakt te worden.
JURIDISCHE GRONDSLAG
● decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
● raadsbesluit van 27 oktober 2004 tot mede oprichten van vzw Ter Kempen
● statuten van de vzw Ter Kempen
ARGUMENTATIE
Door het fors deficitair jaar 2022 en vermoedelijk ook nog sterk deficitair 2023 is de liquiditeitstoestand van de vzw Ter Kempen ernstig verslechterd.
Op de algemene vergadering van 15 juni 2023 werd dan ook beslist om aan de vijf nog resterende OCMW leden zijnde Balen, Dessel, Laakdal, Meerhout en Retie solidair een bijkomende extra werkingsbijdrage voor de jaren 2022 en 2023 op te vragen om de vzw Ter Kempen terug de nodige financiële zuurstof te geven.
Deze bijdrage is gebaseerd op het effectief tekort van 2022 zoals blijkend uit de jaarrekening 2022 verhoogd met een raming van het tekort in 2023, en wordt tussen de vijf OCMW verdeeld op basis van de historische verdeelsleutel van beschikbare bedden en verhoudingsgewijs verhoogd met de weggevallen bijdragen van de uit de vzw Ter Kempen uitgetreden OCMW's Ham en Tessenderlo.
FINANCIËLE GEVOLGEN
Er is onvoldoende budget beschikbaar.
Registratiesleutel: OCMW 2023/GBB2-WEL3/0943-00/649400
Jaar: 2023
Beschikbaar: nog 539,21 euro nog betaling van de normale gebudgetteerde werkingsbijdrage van 32 922,79 euro
Bedrag: 63 596,17 euro
De bijkomende budgetten zullen opgenomen worden in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.
Er is een visum vereist en dit werd aangevraagd op 28 juni 2023.
Het visum met nummer 2023-41-O werd verleend op 29 juni 2023.
Stemming op naam:
Met 14 stemmen voor (Nele Geudens, Jan Melis, Walter Verbraeken, Brigitte Peremans, Roger Verheyen, Wim Nysmans, Fons Hannes, Cris Rutten, François Tielemans, Jo Laenen, Griet Convens, Joris Janssens, Toon Hendrickx en Jos Tordoor), 5 stemmen tegen (Mannu Dox, Heidi Suls, Rony Schuer, Frans Van Meensel en Peter Van den Broeck)
Besluit
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de opgevraagde extra werkingsbijdrage voor de jaren 2022 en 2023 van het OCMW Meerhout voor de vzw Ter Kempen , Smissestraat 8, 2450 Meerhout, betaalbaar ten belope 63 596,17 euro, waarvan nog effectief te storten 38 596,17 euro wegens het reeds overgemaakte voorschot ten bedrage van 25 000 euro omwille van acute liquiditeitsproblemen.
Mannu Dox Peter Verryt Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Linda Degeest Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Mannu Dox Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Nele Geudens Fons Hannes Toon Hendrickx Brigitte Peremans François Tielemans Jos Tordoor Griet Convens Cris Rutten Jo Laenen Jan Melis Joris Janssens Wim Nysmans Roger Verheyen Walter Verbraeken Peter Van den Broeck Rony Schuer Mannu Dox Frans Van Meensel Heidi Suls aantal voorstanders: 14 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 4 Goedgekeurd
Zitting van woensdag 12 juli 2023
5. Vaststellen van het begrip dagelijks bestuur en bepaling voorafgaand visum financieel directeur - tweede oproeping
FEITEN EN CONTEXT
Het vast bureau is belast met het afhandelen van de zaken van dagelijks bestuur.
Dagelijks bestuur wordt gedefinieerd als: beheersdaden die het OCMW in eerder beperkte mate binden en dit zowel op financieel als beleidsmatig vlak en die kaderen binnen de door de raad voor maatschappelijk welzijn vastgestelde beleidslijnen.
Bij dwingende en onvoorziene omstandigheden en wanneer verder uitstel schade zou veroorzaken, kunnen binnen het dagelijks bestuur boven deze vastgestelde uitgavegrenzen noodzakelijke uitgaven gebeuren. Deze besluiten worden op de eerstvolgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn medegedeeld.
Regelmatig zijn er toevoeging of wijzigingen nodig om het aankoopbeleid van 14 december 2015 voor gemeente en OCMW om het werkdocument up-to-date te houden. In 2022 werden de drempelbedragen voor overheidsopdrachten gewijzigd. Sommige informatie werd verder verduidelijkt en een aantal fouten werden aangepast.
De OCMW-raad heeft op 24 april 2023 goedkeuring verleend aan het gewijzigde aankoopbeleid van 14 december 2015, versie 5.00.
Tweede oproeping
Op 26 juni 2023 werd dit dossier geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn (agendapunt 7). Op een bepaald moment werd het quorum om geldig te stemmen niet meer bereikt. Daarom wordt dit dossier opnieuw geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juli 2023 onder tweede oproeping, conform artikel 14 van het huishoudelijk reglement en artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur:
Artikel 26. (01/01/2019- ...)
De gemeenteraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
In afwijking van het eerste lid, kan de gemeenteraad, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
In de oproeping, vermeld in het tweede lid, wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van dit artikel overgenomen.
JURIDISCHE GRONDSLAG
● decreet lokaal bestuur, artikel 78, 9°, waarbij de raad voor maatschappelijk welzijn moet vaststellen wat onder het begrip dagelijks bestuur moet worden verstaan;
● decreet lokaal bestuur, artikel 78, 10°a), waar bepaald wordt dat het vast bureau bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten, wanneer de opdracht past binnen het begrip dagelijks bestuur;
● wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen;
● decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur;
● decreet lokaal bestuur, titel VII, hoofdstuk I, houdende bestuurlijk toezicht;
● wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
● wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
● koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
● koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen;
● gezamenlijk aankoopbeleid voor gemeente en OCMW van 14 december 2015, versie 5.0, door de raad voor maatschappelijk welzijn bekrachtigd op 24 april 2023.
ARGUMENTATIE
Doordat het aankoopbeleid gewijzigd is, is het ook belangrijk om de delegaties die hierop betrekking hebben in verband met 'dagelijks bestuur' en het 'visum' te herbekijken. Het aankoopbeleid is opgemaakt voor zowel gemeente als OCMW. Het is dan ook aangewezen om de werkwijze van gemeente en OCMW op elkaar af te stemmen.
Het grensbedrag voor het bepalen van het begrip dagelijks bestuur wordt in het aankoopbeleid vastgelegd op 85 000 euro exclusief btw voor zowel gemeente als OCMW. Het bedrag van 8 500 euro exclusief btw is het grensbedrag dat in het aankoopbeleid is opgenomen voor het verlenen van een visum door de financieel directeur.
De raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om goedkeuring te verlenen aan de invulling van het begrip dagelijks bestuur en de bepaling voor een voorafgaand visum van de financieel directeur.
FINANCIËLE GEVOLGEN
Geen financiële gevolgen voor het OCMW.
Stemming op naam:
Met 14 stemmen voor (Nele Geudens, Jan Melis, Walter Verbraeken, Brigitte Peremans, Roger Verheyen, Wim Nysmans, Fons Hannes, Cris Rutten, François Tielemans, Jo Laenen, Griet Convens, Joris Janssens, Toon Hendrickx en Jos Tordoor), 4 stemmen tegen (Mannu Dox, Rony Schuer, Frans Van Meensel en Peter Van den Broeck), 1 onthouding (Heidi Suls)
Besluit
De raad voor maatschappelijk welzijn
Artikel 1
stelt het begrip dagelijks bestuur vast. Onder het begrip dagelijks bestuur, conform artikel 78, 9° van het decreet lokaal bestuur moet worden verstaan:
● alle uitgaven inzake investerings- en exploitatiebudget tot een bedrag van 85 000 euro exclusief btw. Voor het bepalen van dit grensbedrag wordt rekening gehouden met de volledige looptijd van de voorgenomen verbintenis
● hoogdringende uitgaven inzake investerings- en exploitatiebudget boven een bedrag van 85 000 euro exclusief btw voor zover de hoogdringendheid voortvloeit uit niet te voorziene omstandigheden en de besluiten op de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad worden medegedeeld
● wijzigingen tijdens de uitvoeringsfase van gegunde opdrachten (ongeacht het bedrag) voor zover die wijzigingen niet leiden tot bijkomende uitgaven van meer dan 10% van het oorspronkelijke gunningsbedrag
Artikel 2
Het vast bureau is conform artikel 78,10°, a) van het decreet lokaal bestuur bevoegd voor de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van deze overheidsopdrachten, als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur zoals hierboven aangehaald in artikel 1
Artikel 3
De financieel directeur oefent de controle, bedoeld in artikel 266 van het decreet lokaal bestuur, als volgt uit:
1. Voorafgaand aan het nemen van een beslissing tot financiële verbintenis door het vast bureau of de raad voor maatschappelijk welzijn, wordt aan de financieel directeur een visum gevraagd. Voor elke vraag tot visum wordt aan de financieel directeur een dossier ter beschikking gesteld dat alle documenten en stukken bevat die nuttig en nodig zijn voor het verlenen van een visum.
2. Het visum kan gunstig of ongunstig zijn. Visumnummer en -datum dienen opgenomen te worden in het motiverende gedeelte van het besluit. In geval het visum ongunstig is, wordt het door de financieel directeur gemotiveerd en wordt het dossier betreffende de aanvraag terug overgemaakt aan de aanvragende dienst.
○ Verrichtingen waarvan het bedrag niet hoger is dan 8 500 euro exclusief btw. Om te bepalen of een verrichting uitgesloten is van voorafgaande visumverplichting houdt de financieel directeur rekening met de volledige looptijd van de voorgenomen verbintenis. Voor verbintenissen van onbepaalde duur houdt de financieel directeur rekening met een forfaitaire looptijd van 10 jaar
○ Personeelsaanstellingen met een maximale duur van 1 jaar
○ Werkings- en investeringssubsidies die nominatief in het goedgekeurde budget werden opgenomen.
Zitting van woensdag 12 juli 2023
6. Toetreden raamovereenkomst van het facilitair bedrijf 'Print Vlaanderen' - tweede oproeping
FEITEN EN CONTEXT
Om het bestellen van drukwerk aanzienlijk te vereenvoudigen, schreef het agentschap Facilitair Bedrijf in 2016 een omvangrijke overheidsopdracht uit. Het ging daarbij op zoek naar de beste partner om een raamovereenkomst voor het aanleveren van drukwerk met bijhorende online bestelportaal te sluiten. Na een intensieve tenderprocedure werd de opdracht op 1 maart 2021 gegund aan Artoos group voor een periode van 4 jaar.
Het Facilitair Bedrijf heeft een onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor het aanleveren van drukwerk en bijhorende online bestelportaal gevoerd, met besteknummer 2016/HFB/OPMB/32759 en treedt hierbij op als aankoopcentrale voor onder meer de Vlaamse overheid en de lokale besturen. Als lokaal bestuur kunnen wij dus ook beroep doen op deze raamovereenkomst voor drukwerk.
De raamovereenkomst gaat in vanaf 1 maart 2021 en loopt tot 28 februari 2025.
Alle informatie kan worden teruggevonden via onderstaande link:
JURIDISCHE GRONDSLAG
● decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 77, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
● wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
● bestuursdecreet van 7 december 2018
● decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht
● wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen
● wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
● koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen
● koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen
ARGUMENTATIE
Team communicatie wenst toe te treden tot de aankoopcentrale van het Facilitair bedrijf. Na toetreding kan er worden afgenomen van de raamovereenkomst voor drukwerken, zoals bepaald in het bestek nummer 2016/HFB/OPMB/32759. Om onmiddellijk te kunnen genieten van alle voordelen van het raamcontract, lanceerde Artoos een centraal bestelpunt: print.vlaanderen.
Het is aangewezen dat lokaal bestuur Meerhout gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende reden:
● door toe te treden tot de aankoopcentrale Facilitair Bedrijf, kan lokaal bestuur Meerhout afnemen van de raamovereenkomsten voor drukwerken en zo betere aankoopvoorwaarden bekomen waaronder vaste prijzen, centraal onderhandeld door het agentschap Facilitair Bedrijf, wat een aanzienlijk financieel voordeel kan opleveren
● team communicatie dient zelf geen overheidsopdracht in de markt te plaatsen, wat ervoor zorgt dat er sneller kan overgegaan worden tot het uitvoeren van drukwerken.
FINANCIËLE GEVOLGEN
De toetreding tot het Facilitair Bedrijf heeft geen financiële gevolgen voor lokaal bestuur Meerhout.
Er is geen visum vereist.
Met algemeenheid van stemmen
Besluit
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de toetreding tot de aankoopcentrale van het Facilitair bedrijf goed om af te kunnen nemen van de raamovereenkomsten voor het aanleveren van drukwerk met bijhorend online bestelportaal, zoals bepaald in het bestek nummer 2016/HFB/OPMB/32759.
Zitting van woensdag 12 juli 2023
7. Mededelingen - tweede oproeping
Mededeling
Tweede oproeping
Op 26 juni 2023 werd dit dossier geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn (agendapunt 9). Op een bepaald moment werd het quorum om geldig te stemmen niet meer bereikt. Daarom wordt dit dossier opnieuw geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juli 2023 onder tweede oproeping, conform artikel 14 van het huishoudelijk reglement en artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur:
Artikel 26. (01/01/2019- ...)
De gemeenteraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
In afwijking van het eerste lid, kan de gemeenteraad, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
In de oproeping, vermeld in het tweede lid, wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van dit artikel overgenomen.
De raad voor maatschappelijk welzijn verneemt de volgende mededelingen:
Er zijn geen mededelingen in openbare zitting.
Zitting van woensdag 12 juli 2023
8. Aanvullende agenda - tweede oproeping
Aanvullende agenda
Tweede oproeping
Op 26 juni 2023 werd dit dossier geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn (agendapunt 10). Op een bepaald moment werd het quorum om geldig te stemmen niet meer bereikt. Daarom wordt dit dossier opnieuw geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juli 2023 onder tweede oproeping, conform artikel 14 van het huishoudelijk reglement en artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur:
Artikel 26. (01/01/2019- ...)
De gemeenteraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
In afwijking van het eerste lid, kan de gemeenteraad, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
In de oproeping, vermeld in het tweede lid, wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van dit artikel overgenomen.
Mannu Dox Peter Verryt Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Linda Degeest Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Mannu Dox Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Rony Schuer Mannu Dox Heidi Suls Frans Van Meensel Peter Van den Broeck Nele Geudens Wim Nysmans Walter Verbraeken Jan Melis Jos Tordoor Brigitte Peremans Joris Janssens Griet Convens François Tielemans Roger Verheyen Fons Hannes Cris Rutten Toon Hendrickx Jo Laenen aantal voorstanders: 5 , aantal onthouders: 4 , aantal tegenstanders: 10 Verworpen
Zitting van woensdag 12 juli 2023
9. Vlaams belang wenst een groeigesprek tussen de gastgezinnen voor Oekraïense oorlogsvluchtelingen en de sociale medewerkers die deze begeleid hebben - tweede oproeping
Tweede oproeping
Op 26 juni 2023 werd dit dossier geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn (agendapunt 15). Op een bepaald moment werd het quorum om geldig te stemmen niet meer bereikt. Daarom wordt dit dossier opnieuw geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juli 2023 onder tweede oproeping, conform artikel 14 van het huishoudelijk reglement en artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur:
Artikel 26. (01/01/2019- ...)
De gemeenteraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
In afwijking van het eerste lid, kan de gemeenteraad, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
In de oproeping, vermeld in het tweede lid, wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van dit artikel overgenomen.
FEITEN EN CONTEXT
Motivering:
Een groeigesprek staat los van een eventueel evaluatietraject, dit gelet op het steeds beladen karakter van een formeel evaluatietraject.
Dit komt ook tegemoet aan het recht op feedback van medewerkers en geeft maximale kansen om in alle transparantie zinvol van gedachten te wisselen over allerlei gastgezin-Oekraïens gerelateerde aspecten.
Wat hebben de gastgezinnen en de sociale medewerkers geleerd uit de voorbije periode? Wat waren hun ervaringen bij de samenwerking en begeleiding van de gastgezinnen?
Dit alles kan leiden tot een SWOT analyse (sterktes, zwaktes, kansen, bedreigingen) van de voorbije periode.
De Oekraïne crisis met als gevolg de massale vluchtelingenstroom heeft ons overvallen waardoor er snel moest geschakeld worden. De lokale besturen en de bevolking hebben zich langs hun sterkste sociaal solidaire kant getoond in een crisissituatie.
Na bijna anderhalf jaar Oekraïense crisis lijkt het aangewezen dat zowel de sociale medewerkers (ook van team burgerzaken) als de gastgezinnen van gedachten kunnen wisselen over hun ervaringen. Het is zinvol om dit in een contactmoment te doen onder vorm van een groeigesprek.
Hieruit kunnen positieve lessen getrokken worden voor mogelijk toekomstige onverwachte crisissen of noodopvang van eigen mensen. Het zou ook blijk geven van respect voor de gastgezinnen dat deze in een open gesprek hun ervaringen met elkaar en de sociale-medewerkers kunnen delen.
Voorstel tot beslissing:
Art. 1. De sociale dienst zal nog voor het einde van het jaar een contactmoment organiseren tussen de gastgezinnen en de betrokken sociale medewerkers.
Art. 2. De sociale dienst zal hiertoe de gastgezinnen persoonlijk via een brief uitnodigen.
Art. 3 De resultaten van het groeigesprek zullen na afloop gebundeld worden en aan de RVMW worden meegedeeld.
Stemming op naam:
Met 5 stemmen voor (Mannu Dox, Heidi Suls, Rony Schuer, Frans Van Meensel en Peter Van den Broeck), 10 stemmen tegen (Nele Geudens, Jan Melis, Walter Verbraeken, Brigitte Peremans, Roger Verheyen, Wim Nysmans, François Tielemans, Griet Convens, Joris Janssens en Jos Tordoor), 4 onthoudingen (Fons Hannes, Cris Rutten, Jo Laenen en Toon Hendrickx)
Besluit
Enig artikel
De gemeenteraad gaat niet in op het hogergenoemde voorstel van gemeenteraadslid Mannu Dox.
Zitting van woensdag 12 juli 2023
10. Mondelinge vragen van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn - tweede oproeping
Mondelinge vragen
Voor de eerste mondelinge vraag geldt een tweede oproeping
Op 26 juni 2023 werd dit dossier geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn (agendapunt 11). Op een bepaald moment werd het quorum om geldig te stemmen niet meer bereikt. Daarom wordt dit dossier opnieuw geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juli 2023 onder tweede oproeping, conform artikel 14 van het huishoudelijk reglement en artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur:
Artikel 26. (01/01/2019- ...)
De gemeenteraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
In afwijking van het eerste lid, kan de gemeenteraad, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
In de oproeping, vermeld in het tweede lid, wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van dit artikel overgenomen.
De burgemeester en de andere leden van het vast bureau beantwoorden de volgende vragen van leden van de raad voor maatschappelijk welzijn:
● Zorg en opvang - Raadslid Mannu Dox Stelt een vraag in verband met gastgezinnen Oekraïense vluchtelingen:
1. Kunnen de gastgezinnen zelf ook assistentie krijgen bij het OCMW? Dan gaat het niet over financiële bijstand, maar dan gaat het over mentale problematiek, organisatorische problematiek, dat er communicatie is en zij terecht kunnen bij een sociaal werkster.
2. Kan een gastgezin vragen om gehoord te worden door het bijzonder comité voor de sociale dienst? En zo ja, hoe verloopt de procedure?
3. Kan een gastgezin beroep doen op de speciaal aangestelde medewerker? Ondertussen is die niet meer in dienst. En zijn er gastgezinnen die er beroep op gedaan hebben? Hoe verloopt de procedure om als gastgezin hiermee een gesprek te hebben? De procedure is niet meer nodig, omdat ze niet meer in dienst is.
Schepen Brigitte Peremans antwoordt dat het gastgezin als OCMW-cliënt gezien kan worden als het zelf een concrete hulpvraag heeft, zoals elke andere cliënt van het OCMW. Afhankelijk van de vraag kan er een maatschappelijk werker worden toegewezen, maar evengoed kan een afspraak bij de psycholoog of de juriste een optie zijn.
Een gastgezin kan enkel gehoord worden door het bijzonder comité voor de sociale dienst indien het zelf voorwerp van de vergadering uitmaakt en dus een hulpvraag gesteld heeft waar ook de maatschappelijk werker een sociaal-financieel onderzoek naar gedaan heeft. Als blijkt dat er een hulpvraag is die tot de bevoegdheid van het bijzonder comité voor de sociale dienst behoort, kan het gastgezin gehoord worden, zoals alle andere cliënten met een individuele hulpvraag
Als de betrokkene voldoet aan bovenstaande gegevens, kan het hoorrecht uitgeput worden en zal de betrokkene vooraf een uitnodiging tot de zitting ontvangen.
● Zorg en opvang - raadslid Mannu Dox stelt een vraag in verband met Feestvarken vzw:
Over de aansluiting bij vzw Feestvarken:
1. Wordt een Oekraïens vluchtelingengezin automatisch als een kwetsbaar gezin aanzien, zonder grondig onderzoek? Bij anderen wordt dat onderzocht.
2. Zo ja, krijgen die kinderen uit dat Oekraïens gezin dan automatisch een verjaardagspakket?
3. Zo ja, hoe gebeurt die bezorging?
Schepen Brigitte Peremans antwoordt dat een Oekraïens vluchtelingengezin niet automatisch als kwetsbaar gezin gezien wordt. Een Oekraïens gezin is niet anders dan een ander gezin. Er wordt gekeken naar de sociaal-financiële situatie van elk gezin dat mogelijk in aanmerking kan komen. Hiervan wordt een financieel verslag opgemaakt zoals bij elke cliënt. Als ze dan in aanmerking komen, dan krijgen ze dat natuurlijk wel.
Raadslid Mannu Dox vraagt bijkomstig indien ze dan in aanmerking komen, wordt dat gastgezin dan in kennis gesteld dat ze dat verjaardagspakket van Feestvarken krijgen? Want ze hebben erkenning. Wie krijgt dan dat verjaardagspakket automatisch zoals het dan in de overeenkomst staat van vzw Feestvarken?
Schepen Brigitte Peremans antwoordt dat ze in dat geval automatisch een pakket krijgen en dat het gastgezin hiervan niet in kennis wordt gesteld. Het pakket is bedoeld om het kind de kans te geven om een feestje te organiseren voor vriendjes, omdat kinderen in kansarmoede hier vaak de kans niet toe krijgen.
Mannu Dox Peter Verryt Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Linda Degeest Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Mannu Dox Jos Tordoor Roger Verheyen François Tielemans Walter Verbraeken Cris Rutten Fons Hannes Toon Hendrickx Brigitte Peremans Frans Van Meensel Jan Melis Rony Schuer Nele Geudens Wim Nysmans Heidi Suls Jo Laenen Griet Convens Peter Van den Broeck Joris Janssens Fons Hannes Walter Verbraeken Jan Melis Cris Rutten Roger Verheyen Brigitte Peremans François Tielemans Jo Laenen Griet Convens Joris Janssens Jos Tordoor Nele Geudens Toon Hendrickx Wim Nysmans Rony Schuer Peter Van den Broeck Heidi Suls Frans Van Meensel Mannu Dox aantal voorstanders: 14 , aantal onthouders: 5 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van woensdag 12 juli 2023
11. Vaststellen jaarrekening 2022 gedeelte OCMW - tweede oproeping
Bert Houbrechts, financieel directeur, geeft toelichting over de jaarrekening 2022 van zowel gemeente als OCMW Meerhout.
FEITEN EN CONTEXT
Op 16 december 2019 stelden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het meerjarenplan 2020-2025 vast. Op 28 november 2022 stelden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn de derde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 vast.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat :
● de financieel directeur, in overleg met het managementteam, instaat voor het voorontwerp van de beleidsrapporten
● de jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting
● de jaarrekening moet worden vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
Het Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale (en provinciale) besturen van 30 maart 2018 (BBC-besluit) bevat nadere regels over de inhoud van de jaarrekening (artikel 17- artikel 26).
Tweede oproeping
Op 26 juni 2023 werd dit dossier geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn (agendapunt 12). Op een bepaald moment werd het quorum om geldig te stemmen niet meer bereikt. Daarom wordt dit dossier opnieuw geagendeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juli 2023 onder tweede oproeping, conform artikel 14 van het huishoudelijk reglement en artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur:
Artikel 26. (01/01/2019- ...)
De gemeenteraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
In afwijking van het eerste lid, kan de gemeenteraad, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
In de oproeping, vermeld in het tweede lid, wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van dit artikel overgenomen.
JURIDISCHE GRONDSLAG
● Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
● Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen en latere wijzigingen
● Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen
ARGUMENTATIE
Het managementteam gaf op 23 mei 2023 een gunstig advies aan het ontwerp van jaarrekening. Daarbij formuleerde het managementteam volgende opmerking:
''Het managementteam geeft positief advies over de jaarrekening. De leden van het managementteam beseffen dat hetzelfde investeringsritme dat we de voorbije tien jaar gekend hebben, niet volgehouden kan worden en dat het saldo op de exploitatie niet in dezelfde mate mag verminderen als in het afgelopen jaar.'
De beleidsrapporten van de gemeente en het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn vormen een geïntegreerd geheel. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen elk over hun deel van de jaarrekening. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
FINANCIËLE GEVOLGEN
De Jaarrekening 2022 voor lokaal bestuur Meerhout sluit af met volgend resultaat:
| Jaarrekening 2022 | Meerjarenplan 2022 |
Beschikbaar budg. resultaat | 10 195 573 euro | 7 601 259 euro |
Autofinancieringsmarge | 1 336 103 euro | -210 187 euro |
De uitgaven en ontvangsten worden als volgt verdeeld over gemeente en OCMW:
| Uitgaven 2022 | Ontvangsten 2022 |
Gemeente exploitatie | 14 697 994 euro | 18 426 993 euro |
Gemeente investeringen | 3 669 423 euro | 799 573 euro |
Gemeente financiering | 470 186 euro | 44 338 euro |
OCMW exploitatie | 9 241 289 euro | 7 291 305euro |
OCMW investeringen | 22 523 euro | 350 312 euro |
OCMW financiering | 436 624 euro | 0 euro |
Stemming op naam:
Met 14 stemmen voor (Nele Geudens, Jan Melis, Walter Verbraeken, Brigitte Peremans, Roger Verheyen, Wim Nysmans, Fons Hannes, Cris Rutten, François Tielemans, Jo Laenen, Griet Convens, Joris Janssens, Toon Hendrickx en Jos Tordoor), 5 onthoudingen (Mannu Dox, Heidi Suls, Rony Schuer, Frans Van Meensel en Peter Van den Broeck)
Besluit
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening 2022 vast voor het deel van OCMW Meerhout.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.