FEITEN EN CONTEXT

Op 7 januari 2019 stelde het college van burgemeester en schepenen het huishoudelijk reglement vast voor de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen.

Op 9 februari 2022 heeft de gemeenteraad akte genomen van een collectieve constructieve motie van wantrouwen, ingediend door cd, N-VA en Merret anders. De gemeenteraad nam deze motie aan waardoor de zetelende leden van het college van burgemeester en schepenen met uitzondering van de toegevoegde schepen, die als voorzitter van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst, overeenkomstig artikel 42 § 1, derde lid, aan het college van burgemeester en schepenen werd toegevoegd, werden ontslagen.

Samen met de collectieve constructieve motie werd een gezamenlijke akte van voordracht van kandidaat-schepenen ingediend op 31 januari 2022 bij de algemeen directeur die deze overhandigde aan de voorzitter van de gemeenteraad, waarvan de ontvankelijkheid werd bevestigd door de voorzitter van de gemeenteraad. De voorgedragen kandidaat-schepenen legden ter zitting in openbare vergadering en in handen van de burgemeester de eed af en werden daarmee verkozen verklaard in de rangorde van de gezamenlijke akte van voordracht van de kandidaat-schepenen.

Het aantal schepenen werd vastgesteld op vier.

De gemeenteraad nam tevens akte van de eedaflegging van Nele Geudens als aangewezen-burgemeester.

JURIDISCHE GRONDSLAG

●        artikel 54 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, laatst gewijzigd op 16 juli 2021 door het decreet tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie, bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement aanneemt waarin het nadere regels vastlegt over zijn werking
Het huishoudelijk reglement regelt minstens of het college van burgemeester en schepenen digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop. De Vlaamse Regering kan de minimale voorwaarden voor digitale en hybride vergaderingen bepalen.

●        besluit van het college van burgemeester en schepenen van 7 januari 2019, houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement voor de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen

●        besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen

ARGUMENTATIE

Het is aangewezen om bij wijziging van de samenstelling van het college van burgemeester en schepenen zo spoedig mogelijk een huishoudelijk reglement aan te nemen.

Tevens dienen er nieuwe bepalingen opgenomen te worden aangaande de mogelijkheden met betrekking tot het digitaal vergaderen.

FINANCIËLE GEVOLGEN

Geen financiële gevolgen voor de gemeente.

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen

Artikel 1

Stelt de dag van vergaderen als volgt vast:

Het college van burgemeester en schepenen vergadert wekelijks op maandag.

Op voorstel van de burgemeester-voorzitter en in overleg met de leden kan hiervan mondeling worden afgeweken, kunnen extra vergaderingen worden toegevoegd of kunnen geplande vergaderingen worden geannuleerd.

Het college van burgemeester en schepenen kan op digitale wijze vergaderen conform artikel 54 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, laatst gewijzigd op 16 juli 2021 door het decreet tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie, als al de volgende voorwaarden zijn vervuld:

●        ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming

●        de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld

●        bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter van het college van burgemeester en schepenen controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

Het college van burgemeester en schepenen kan op hybride wijze vergaderen als al de volgende voorwaarden zijn vervuld:

●        de leden die digitaal deelnemen, kunnen de vergadering via een audiovisuele liveverbinding volgen

●        de leden die digitaal deelnemen, hebben afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming

●        de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar voor de andere leden op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld

●        bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter van het college van burgemeester en schepenen controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

Artikel 2

Verdeelt de bevoegdheden onder de leden als volgt:

Nele Geudens, burgemeester: veiligheid, burgerzaken, personeel, financiën, ruimtelijke ordening, communicatie, kerken

Jan Melis, eerste schepen: cultuur, toerisme, ontwikkelingssamenwerking, onderwijs, buitenschoolse kinderopvang

Walter Verbraeken, tweede schepen: openbare werken, groen, milieu, dierenwelzijn

Brigitte Peremans, derde schepen: jeugd, senioren, welzijn, middenstand en lokale economie, gelijke kansen, tewerkstelling

Roger Verheyen, vierde schepen: sport, mobiliteit, landbouw, huisvesting.

Artikel 3

Maakt volgende afspraken over het gebruik van een gsm-toestel met datamogelijkheden:

Aan alle leden van het college van burgemeester en schepenen wordt in uitvoering van hun mandaat door het gemeentebestuur een gsm-toestel en -abonnement ter beschikking gesteld. Indien de leden van het college van burgemeester en schepenen dit wensen, wordt een gsm-toestel met datamogelijkheden en een abonnement voorzien, op voorwaarde dat de leden die hiervoor kiezen hun agenda elektronisch beheren en toegang tot die agenda verlenen aan team secretariaat van het gemeentebestuur van Meerhout. Die toegang omhelst:

●        duidelijkheid over de tijdsblokken waarbinnen het lid van het college ter beschikking is van het gemeentebestuur voor vergaderingen

●        de mogelijkheid voor team secretariaat om in de elektronische agenda te bekijken wanneer het lid afspraken heeft of nog vrij is

●        de mogelijkheid voor team secretariaat om binnen de genoemde tijdsblokken op elektronische wijze vergaderingen in te plannen voor het gemeentebestuur

●        Het gsm-toestel, al dan niet met datamogelijkheden en het abonnement, al dan niet met datamogelijkheden, zijn low-end voor wat de schepenen betreft. De burgemeester kan een toestel en abonnement verkrijgen met meer mogelijkheden omwille van de expliciete bevoegdheden op het vlak van veiligheid die onder andere een consultatie van de website 'Operatie Snelle Redding' moeten mogelijk maken.

●        De schepenen hebben de mogelijkheid om een duurder gsm-toestel, al dan niet met datamogelijkheden en/of abonnement, al dan niet met datamogelijkheden, te verkrijgen mits opleg in de kosten. Het gsm-toestel, al dan niet met datamogelijkheden, blijft wel steeds eigendom van het gemeentebestuur.

●        De algemeen directeur bepaalt wat moet verstaan worden onder low-end en bepaalt de modaliteiten waaraan elk gsm-toestel, al dan niet met datamogelijkheden en elk abonnement, al dan niet met datamogelijkheden, moet voldoen.