FEITEN EN CONTEXT

Op 23 maart 2026 nam de gemeenteraad kennis van het beëindigen van de bestaande samenwerkingsovereenkomst van 27 mei 2024 voor tweedelijnsklachtenbehandeling vanwege de Vlaamse Ombudsdienst vanaf 1 juli 2026 en besloot geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst af te sluiten.

Op 28 november 2022 stelde de gemeenteraad de 'Algemene klachtenprocedure voor gemeente en OCMW Meerhout' vast.

Het voorstel is om de gemeenteraadsbeslissing van 28 november 2022 betreffende vaststelling van de huidige 'Algemene klachtenprocedure voor gemeente en OCMW Meerhout' in te trekken vanaf
30 juni 2026 en de nieuwe te laten ingaan op 1 juli 2026.

JURIDISCHE GRONDSLAG

●        artikelen 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over de bevoegdheden van de gemeenteraad

●        decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 302: 'Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn organiseert bij reglement een systeem van klachtenbehandeling.' Artikel 303 § 1 van het decreet lokaal bestuur: 'Het systeem van klachtenbehandeling wordt zowel voor de gemeente als voor het openbaar centrum van maatschappelijk welzijn georganiseerd op het ambtelijke niveau en is maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. De algemeen directeur neemt dat op in het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 218.' Artikel 303 § 3 van het decreet lokaal bestuur: 'De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de klachten ingediend tegen de gemeente. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de klachten ingediend tegen het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.'

ARGUMENTATIE

Wegens het aflopen van de samenwerkingsovereenkomst voor tweedelijnsklachtenbehandeling met Vlaamse Ombudsdienst, dient § 2 onder '6.5 Opvolging van een klacht' verwijderd te worden uit de klachtenprocedure.

Volgens de verwoording in de huidige klachtenprocedure moet een klacht op papier een e-mailadres bevatten om in aanmerking te komen om behandeld te worden. Een e-mailadres vereisen bij een klacht op papier is onnodig voor het identificeren van de indiener van de klacht en kan als drempel werken voor het indienen van een klacht. Er wordt voorgesteld aan de gemeenteraad in de nieuwe klachtenprocedure niet langer een e-mailadres te vereisen bij een klacht op papier.

Tot slot wordt de huidige klachtenprocedure via de inleiding gekoppeld aan het meerjarenplan 2020-2025. Ondertussen is er een nieuw meerjarenplan 2026-2031. Er wordt voorgesteld aan de gemeenteraad in de nieuwe klachtenprocedure niet meer te verwijzen naar meerjarenplan 2020-2025.

FINANCIËLE GEVOLGEN

Geen financiële gevolgen voor de gemeente.

Met algemeenheid van stemmen

Besluit

De gemeenteraad

Artikel 1

Heft de beslissing van de gemeenteraad van 28 november 2022 betreffende de vaststelling van de 'Algemene klachtenprocedure voor gemeente en OCMW Meerhout' op en stelt de aangepaste klachtenprocedure voor gemeente en OCMW Meerhout, zoals omschreven in het document 'Algemene klachtenprocedure voor gemeente en OCMW Meerhout' vast vanaf 1 juli 2026. 
Dit document wordt gevoegd bij de digitale notulen.

Artikel 2

Maakt deze beslissing over aan de toezichthoudende overheid.